Номенклатура дел

Что это

Номенклатура дел — это утверждённый список всех дел, которые ведёт организация в течение календарного года, с присвоенными индексами и установленными сроками хранения каждого дела. Документ регулируется Правилами организации хранения документов, утверждёнными Росархивом, и обязателен для государственных органов, а для коммерческих компаний — настоятельно рекомендован. По сути, это навигационная карта всего документооборота: зная номенклатуру, любой сотрудник понимает, где искать нужный договор, приказ или переписку и как долго их нужно хранить.

Зачем это нужно

Без номенклатуры документы копятся хаотично: договоры лежат вперемешку с кадровыми приказами, а найти акт трёхлетней давности превращается в квест. Номенклатура решает три задачи сразу: упорядочивает текущее хранение, задаёт сроки уничтожения документов (чтобы не хранить лишнее вечно) и служит основой для передачи дел в архив. Для компаний, которые проходят налоговые проверки или судебные разбирательства, грамотная номенклатура — это ещё и защита: легко доказать, что документ существовал или был уничтожен по регламенту, а не «потерялся».

Как это работает

Номенклатура составляется ежегодно — как правило, в последнем квартале текущего года на следующий. Ответственный — секретарь, делопроизводитель или руководитель административного отдела. Документ согласовывается с архивом (если он есть) и утверждается руководителем организации. Каждая строка номенклатуры содержит пять обязательных элементов:

• Индекс дела — уникальный буквенно-цифровой код, например «01-05» (структурное подразделение — порядковый номер дела внутри него).
• Заголовок дела — точное название, отражающее состав документов: «Договоры с поставщиками на поставку оборудования».
• Количество томов — заполняется по итогам года, когда дело закрыто.
• Срок хранения — устанавливается по Перечню типовых управленческих документов (приказ Росархива № 236 от 2019 года): 1 год, 3 года, 5 лет, 50 лет, постоянно.
• Примечание — отметки о переходящих делах, электронных форматах или особых условиях хранения.

Примеры

• В бухгалтерии: дело «Первичные учётные документы по расчётам с контрагентами» — срок хранения 5 лет после истечения отчётного периода.
• В кадровой службе: дело «Личные карточки уволенных сотрудников» — срок хранения 50 лет (для документов, созданных после 2003 года).
• В юридическом отделе: дело «Претензии и иски, предъявленные организации» — срок хранения 5 лет после завершения судебного разбирательства.
• В канцелярии: дело «Входящая корреспонденция от органов государственной власти» — срок хранения 5 лет.
• В IT-отделе: дело «Лицензионные договоры на программное обеспечение» — срок хранения 5 лет после окончания действия лицензии.

Связанные понятия

• Делопроизводство — система создания, обработки и хранения документов в организации.
• Архивное дело — совокупность документов, объединённых по тематическому или хронологическому признаку.
• Срок хранения документов — период, в течение которого организация обязана сохранять документ.
• Опись дел — перечень дел, передаваемых на архивное хранение, с указанием их реквизитов.
• Экспертиза ценности документов — процедура определения, какие документы подлежат постоянному хранению, а какие можно уничтожить.

Частые ошибки

Главная ошибка — составить номенклатуру один раз и забыть про неё на годы. Документ должен актуализироваться: если появился новый отдел или изменился состав документов, номенклатуру корректируют. Вторая ошибка — слишком общие заголовки дел вроде «Разная переписка»: из такого названия непонятно, что внутри, и при проверке это вызывает вопросы. Третья — игнорирование актуального Перечня типовых документов: сроки хранения меняются, и ориентироваться на редакцию 2010 года уже некорректно — с 2021 года действует перечень, утверждённый приказом Росархива № 236.