Учёт архивных документов

Что это

Учёт архивных документов — это комплекс мероприятий по установлению количества и состава документов в архиве, их фиксации в специальных учётных формах. Проще говоря, это способ ответить на вопрос: «Что у нас хранится, сколько единиц, в каком состоянии и где именно?» Учёт — обязательная функция любого архива: без него невозможно ни найти нужный документ, ни проконтролировать его сохранность, ни передать фонды другому учреждению.

Зачем это нужно

Архивный учёт решает сразу несколько задач. Во-первых, он обеспечивает сохранность: если каждая единица хранения зафиксирована, пропажу или повреждение документа можно выявить при плановой проверке. Во-вторых, учёт — основа для поиска: без точных описей и реестров архивариус не сможет быстро найти дело среди тысяч папок. В-третьих, государственные архивы обязаны вести учёт по требованию Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 год) и Правил организации хранения Росархива. Для коммерческих организаций учёт — это ещё и защита от потерь при проверках, судебных спорах и аудитах.

Как это работает

Учёт строится на нескольких уровнях: от общего к частному. Сначала фиксируется архивный фонд — совокупность документов одного источника комплектования (организации или человека). Затем внутри фонда описываются единицы хранения — отдельные дела или папки. Каждый уровень имеет свой учётный документ.

Книга учёта поступления и выбытия документов — фиксирует все движения фондов: что пришло, что выбыло и когда.
Список фондов — реестр всех архивных фондов с присвоенными номерами; ведётся в каждом архиве.
Листы фондов — карточки с историей каждого фонда: изменения объёма, переименования организации-источника.
Описи дел — подробные перечни единиц хранения внутри фонда с заголовками, датами и номерами дел.
Паспорт архива — сводный документ с общими сведениями об объёме фондов; государственные архивы сдают его ежегодно в Росархив.

Примеры

Государственный архив принял на хранение документы ликвидированного завода. Специалист вносит новый фонд в список фондов, присваивает ему номер и составляет опись — это и есть постановка на учёт.
Компания готовится к налоговой проверке за 2019–2021 годы. Благодаря актуальным описям бухгалтерских дел архивариус за 20 минут находит нужные договоры и первичку.
В муниципальном архиве провели плановую проверку наличия дел. Сверив физические папки с описями, обнаружили, что одно дело отсутствует — завели акт о необнаружении и начали розыск.
Крупный банк автоматизировал учёт через систему электронного документооборота: каждое дело получает штрихкод, сканируется и привязывается к карточке в базе данных — ручные описи больше не нужны.
Личный архив историка передаётся в университетскую библиотеку. Перед передачей составляется опись с 430 единицами хранения — без неё библиотека не сможет подтвердить полноту полученной коллекции.

Связанные понятия

Архивный фонд — базовая единица организации документов в архиве.
Единица хранения — отдельное дело, папка или том, которому присвоен учётный номер.
Опись дел — структурированный перечень единиц хранения внутри фонда.
Номенклатура дел — систематизированный перечень дел, заводимых в организации; основа для последующего архивного учёта.
Экспертиза ценности документов — процедура отбора документов для постоянного хранения или уничтожения, предшествующая постановке на учёт.
Росархив — Федеральное архивное агентство, устанавливающее правила учёта для государственных архивов России.

Частые ошибки

Самая распространённая ошибка — путать учёт с хранением. Хранение — это физическое размещение документов в надлежащих условиях (температура, влажность, стеллажи). Учёт — это информационная система поверх хранения: записи о том, что именно хранится. Ещё одна ошибка — вести учёт «для галочки», не обновляя его при движении дел. Если документ выдали во временное пользование, но не отметили в книге выдачи, при проверке он будет числиться пропавшим. В коммерческих архивах нередко забывают, что уничтожение документов с истёкшим сроком хранения тоже требует отражения в учётных формах — без акта о выделении к уничтожению и отметки в описи учёт становится недостоверным.