Экспертиза ценности документов

Что это

Экспертиза ценности документов — это процедура оценки документов организации с целью определить, как долго их нужно хранить и нужно ли вообще. По итогам экспертизы одни документы отправляются на постоянное хранение в архив, другие — на временное, третьи уничтожаются. Процедура регулируется российским законодательством: прежде всего Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, которые утверждает Росархив.

Зачем это нужно

Без экспертизы организация либо хранит всё подряд и тратит ресурсы на содержание тонн ненужных бумаг, либо уничтожает документы бессистемно и рискует нарушить закон. Часть документов имеет юридическую, историческую или научную ценность — например, приказы о приёме на работу хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, а устав организации — постоянно. Государственные органы и организации-источники комплектования государственных архивов обязаны проводить экспертизу регулярно. Для коммерческих компаний это тоже критично: налоговая может запросить первичные документы за последние три года, а трудовые споры нередко требуют документов десятилетней давности.

Как это работает

Экспертизу проводит специально созданная экспертная комиссия (ЭК) — постоянно действующий коллегиальный орган внутри организации. В крупных ведомствах создаётся центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Работа строится поэтапно.

Комиссия изучает документы по номенклатуре дел — систематизированному перечню всех дел организации с указанием сроков хранения.
Каждое дело оценивается по критериям: значимость информации, уникальность, повторяемость сведений в других источниках, практическая необходимость.
Документы распределяются по группам: постоянное хранение, временное хранение свыше 10 лет, временное хранение до 10 лет, уничтожение.
Составляются описи дел для передачи в архив и акты о выделении документов к уничтожению.
Акты и описи утверждаются руководителем организации, а для источников комплектования госархивов — согласовываются с соответствующим архивным учреждением.

Примеры

Бухгалтерские первичные документы (накладные, счета-фактуры) — срок хранения 5 лет; после истечения срока комиссия включает их в акт на уничтожение.
Личные дела сотрудников, уволенных до 2003 года, — хранятся 75 лет; уволенных после 2003 года — 50 лет. Экспертиза фиксирует это разграничение.
Протоколы заседаний совета директоров акционерного общества — постоянное хранение; по итогам экспертизы передаются в архив организации с описью.
Переписка с контрагентами по рядовым поставкам — как правило, 5 лет; после экспертизы уничтожается с составлением акта.
Проектная документация на здания и сооружения — хранится постоянно или до ликвидации объекта; экспертиза определяет, передавать ли её в государственный архив.

Связанные понятия

Номенклатура дел — систематизированный перечень дел организации, основа для проведения экспертизы.
Срок хранения документов — период, в течение которого организация обязана обеспечивать сохранность документа.
Экспертная комиссия (ЭК) — коллегиальный орган, непосредственно проводящий экспертизу ценности.
Опись дел — учётный документ, фиксирующий состав и содержание дел, передаваемых на хранение.
Акт о выделении к уничтожению — документ, на основании которого документы с истёкшими сроками хранения уничтожаются.
Перечень типовых управленческих документов — нормативный справочник Росархива со сроками хранения для большинства видов документов.

Частые ошибки

Главная ошибка — уничтожать документы без оформления акта и без проверки сроков по актуальному перечню. Перечни периодически обновляются: например, в 2019 году Росархив утвердил новый Перечень типовых управленческих архивных документов, изменив сроки хранения для ряда категорий. Ещё одна распространённая ошибка — считать, что экспертиза нужна только государственным структурам. Коммерческие организации также обязаны соблюдать сроки хранения, установленные налоговым, трудовым и бухгалтерским законодательством, а значит, систематическая экспертиза им необходима так же, как и бюджетным учреждениям.