Дело (единица хранения)

Что это

Дело — это единица хранения и учёта документов в архиве или текущем делопроизводстве: один или несколько документов, объединённых по общему признаку (теме, автору, объекту, хронологии) и помещённых в отдельную папку или обложку. Понятие закреплено в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Дело одновременно является физическим объектом (папка с бумагами) и учётной единицей — каждому делу присваивается индекс по номенклатуре дел, оно вносится в описи и учитывается при передаче на хранение.

Зачем это нужно

Без структурирования документов в дела любой архив превращается в хаотичную кучу бумаг, в которой невозможно найти нужный приказ или договор. Группировка по делам решает сразу несколько задач: ускоряет поиск, упрощает передачу документов между отделами и в государственный архив, позволяет контролировать сроки хранения. Российское законодательство — в частности, Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — обязывает организации формировать дела и хранить их в течение установленных сроков: от 1 года для оперативной переписки до 75 лет для документов по личному составу (а для дел, закрытых до 2003 года, — постоянно).

Как это работает

Формирование дела начинается с номенклатуры дел — систематизированного перечня заголовков дел организации с указанием сроков хранения. Когда документ исполнен, его помещают в соответствующую папку согласно номенклатуре. Внутри дела документы располагаются в определённом порядке — чаще всего хронологическом или логическом. По окончании года или при закрытии вопроса дело оформляется: документы нумеруются, составляется внутренняя опись, на обложке указываются организация, структурное подразделение, заголовок дела, даты начала и окончания, количество листов и срок хранения. Готовое дело передаётся в архив организации, а затем — при необходимости — в государственный или муниципальный архив.

Примеры

Личное дело сотрудника — содержит трудовой договор, приказы о приёме и переводах, копии документов об образовании, аттестационные листы. Хранится 50 лет (для дел, закрытых после 2003 года).
Дело по судебному процессу — все процессуальные документы одного дела: иск, отзывы, определения суда, решение, апелляционные жалобы.
Дело договоров с конкретным контрагентом — договоры, дополнительные соглашения, акты, переписка по исполнению за один календарный год.
Дело приказов по основной деятельности — все приказы организации за год, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке. Срок хранения — постоянно.
Дело обращений граждан — письма, жалобы, заявления и ответы на них, сгруппированные по алфавиту или хронологии за один год.

Связанные понятия

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.
Опись дел — учётный документ, фиксирующий состав и содержание дел при передаче в архив.
Фонд — совокупность архивных документов одного источника комплектования (организации или лица).
Единица учёта — обобщённое понятие, включающее дела, тома, части дела.
Срок хранения — период, в течение которого дело обязательно должно сохраняться согласно перечням типовых документов.
Экспертиза ценности документов — процедура определения сроков хранения и отбора дел на уничтожение или постоянное хранение.

Частые ошибки

Главная ошибка — путать дело с папкой или подшивкой. Папка — это физический носитель, дело — смысловая и учётная единица. Одна папка может содержать несколько томов одного дела, если документов больше 250 листов или толщина превышает 4 см. Ещё одна распространённая проблема — смешивать в одном деле документы с разными сроками хранения: тогда всё дело придётся хранить по максимальному сроку, что невыгодно. Наконец, многие забывают, что электронные документы тоже формируются в дела — по тем же принципам, что и бумажные, просто единицей хранения становится электронный контейнер или папка в СЭД (системе электронного документооборота).